Zeitmanagement für Gründer – So strukturieren Sie Ihre Zeit sinnvoll

Zeitmanagement

12 Stunden sind Ihnen zu wenig? Sie haben jeden Abend das Gefühl, dass Sie nur die Hälfte von dem geschafft haben, was Sie sich vorgenommen haben? Der Grund dafür ist oft ein mangelhaftes Zeitmanagement. Gerade für Gründer ist es zentral, die eigene Zeit sinnvoll einzuteilen. Schließlich stehen Sie in dieser Situation oft vor einer Fülle an Aufgaben, die im ersten Moment schwer zu bewältigen scheint.

Doch wie geht gutes Zeitmanagement für Gründer? Wer sich schon einmal mit diesem Thema auseinandergesetzt hat, weiß, dass die Sache in der Realität weniger leicht ist, als es zunächst scheinen mag. Hier möchten wir Ihnen einige Tipps geben, mit deren Hilfe, Sie Ihren Berufsalltag sinnvoll strukturieren können. Die Excel-Tabelle zur ABC-Analyse können Sie als Vorlage für Ihr eigenes Zeitmanagement verwenden.

Folgende Punkte erwarten Sie:


1) Die Vorteile von gutem Zeitmanagement

2) Der Ausgangspunkt: die ABC-Analyse

3) Feste Zeiten für E-Mail und Co.

4) Zeitfresser Meetings

5) Delegieren und Outsourcen

6) Für Ausgleich sorgen


Die Vorteile von gutem Zeitmanagement

Das Wort „Zeitmanagement“ ist gerade bei Freiberuflichen und Selbstständigen beliebt. Schließlich gibt es hier kaum feste Bürozeiten, die einen verbindlichen Rahmen vorgeben. Stattdessen heißt es, den Alltag selbstständig zu strukturieren und zu organisieren. Je besser Ihnen dies gelingt, desto mehr profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Sie erreichen schneller und effektiver Ihre beruflichen Ziele.
  • Ihnen bleibt mehr Zeit für die Zeit nach der Arbeit.
  • Sie fühlen sich ausgeglichener und zufriedener.

Auf der anderen Seite stehen das ständige Gefühl von Überforderung, endlose Tage und Nächte im Büro und im schlimmsten Fall ein Burn-out. Es gibt also viele gute Gründe, sich um ein effektives Zeitmanagement für Gründer zu bemühen.

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Der Ausgangspunkt: die ABC-Analyse

Um einen einzelnen Tag sinnvoll zu strukturieren, ist eine Ist-Analyse erforderlich. Dafür stehen verschiedene bewährte Methoden zur Verfügung. Eine davon ist die sogenannte ABC-Analyse. Sie funktioniert folgendermaßen:

  1. Unterteilen Sie die anstehenden Aufgaben in dringende und wichtige (A), weniger wichtige beziehungsweise dringende (B) und unwichtige (C).
  2. Behandeln Sie A-Aufgaben mit Priorität.
  3. Erst wenn Sie diese erledigt haben, widmen Sie sich den B-Aufgaben. Sollte dann noch Zeit übrig bleiben, können Sie zu C übergehen.

Übersichtlicher und geordneter wirkt ein solcher Tagesplan, wenn Sie Uhrzeiten hinzufügen. Achten Sie aber darauf, nicht zu knapp zu kalkulieren und Pausen einzuplanen. Wir haben für Sie eine Zeitmanagement-Planung vorbereitet, in der Ihre Tage strukturiert werden können.

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Lassen Sie sich nicht von der Einfachheit der ABC-Analyse täuschen. Sie ist sehr effektiv und kann auch für längerfristige Planungen verwendet werden.

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Feste Zeiten für E-Mail und Co.

Eigentlich ist es eine Binsenweisheit, dass es wertvolle Zeit kostet, E-Mails abzurufen. Wie sehr dies von der eigentlichen Arbeit ablenkt, wird jedoch immer noch häufig unterschätzt. Studien zu amerikanischen Unternehmen ergaben, dass Führungskräfte häufig acht Stunden pro Woche mit dem Schreiben und Lesen von E-Mails verbringen – vier davon umsonst.

Nachteilig daran ist nicht nur der Zeitverlust, sondern auch, dass jedes schnelle Überfliegen einer neuen Nachricht die Konzentration von der Arbeit ablenkt. Dasselbe gilt für das Chatten oder Lesen auf sozialen Netzwerken.

Bewährt hat sich auch hier ein einfaches Prinzip: Setzen Sie sich feste Zeiten, in denen Sie E-Mails bearbeiten, am besten morgens und abends, vielleicht auch zusätzlich nach der Mittagspause. Widerstehen Sie der Versuchung, zwischendurch neue Nachrichten zu lesen – außer Sie erwarten eine dringende Mail.

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Empfehlung: Bei der Sache zu bleiben und die eigene Neugier zu bezähmen, ist besonders schwer, wenn jede neu antreffende E-Mail auf dem Bildschirm angezeigt wird. Haben Sie den Mut, für ein paar Stunden unerreichbar zu sein. Verlassen Sie Outlook, Facebook und Co. Sie werden sehen, es zahlt sich aus!

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Zeitfresser Meetings

Ein anderer Zeitfresser, der gerne unterschätzt wird, sind Meetings. Gerade als Gründer ist es verführerisch, stundenlang mit seinem neuen Team zusammenzusitzen und Ideen zu besprechen, Aufgaben zu delegieren und die Zukunft zu planen. Dies ist auch durchaus sinnvoll – allerdings in Maßen.

Denn eines sollten Sie im Kopf behalten: In Meetings selbst wird keine Arbeit getan.

Was das bedeutet? Üben Sie sich in Zurückhaltung. Planen Sie Meetings langfristig und am besten an festen Tagen und achten Sie darauf, dass diese nicht ausufern – auch wenn es schön ist, mal mit allen Kollegen bei ein paar Tassen Kaffee zu plaudern. Berufen Sie auch nicht für jede Entscheidung oder Änderung ein Meeting ein. Manchmal tut es auch eine Rund-Mail beziehungsweise eine Spontanbesprechung zwischen Tür und Angel.


Delegieren und Outsourcen

Sie haben das Gefühl, Sie müssen alles selbst machen? Das ist durchaus nicht ungewöhnlich für Gründer, aber meist nicht sinnvoll. Im Gegenteil: Sind Sie bereit, bestimmte Aufgaben an andere abzugeben, profitieren Sie von vielen Vorteilen:

  • Sie haben mehr Zeit für wirklich dringende Aufgaben.
  • Sie profitieren davon, dass andere bestimmte Dinge besser können als sie selbst.
  • Sie sorgen innerhalb ihres Teams für Zusammenhalt und Vertrauen. Ein Chef, der immer alles selbst übernehmen möchte, macht sich nicht unbedingt beliebt.

Auch das Outsourcen kann sinnvoll sein. Zwar erscheint dies im ersten Moment oft teuer. Beziehen Sie die dadurch entstehende Zeitersparnis ein, sieht die Sache jedoch häufig ganz anders aus.

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Tipp: Delegieren können, ist eine wichtige Stärke für Gründer. Üben Sie dies früh genug, verringern Sie die Gefahr von persönlichen Überbelastungen.

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Für Ausgleich sorgen

Länger im Büro bleiben heißt mehr schaffen? Das ist nur bedingt der Fall. Genügend Ausgleich zu schaffen, ist nicht nur wichtig für das soziale Umfeld – vor allem für Menschen mit Familien. Es erhöht auch die eigene Leistungsfähigkeit. Achten Sie deshalb darauf:

  • nicht ständig Überstunden zu machen.
  • genug Zeit für Freizeitaktivitäten und soziale Unternehmungen zu schaffen.
  • in der Freizeit nicht ständig für Arbeitsbelange erreichbar sein.

Zweifellos gibt es Zeiten bei der Gründung, in denen es notwendig ist, bis Mitternacht im Büro zu sitzen. Zu einem guten Zeitmanagement für Gründer gehört aber, diese Fälle gezielt auf ein Minimum zu begrenzen – auch so schlagen Sie dem Burn-out ein Schnippchen.

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