Meetings sind ein fester Bestandteil der modernen Unternehmenskultur. Das gilt auch für Start-ups. Dabei sind sie alles andere als unumstritten. Denn oft arten sie in stundenlange Sitzungen aus, die sich als pure Zeitfresser ohne Gewinn für die Beteiligten und das Unternehmen selbst entpuppen. Gerade in der Gründungsphase einer Firma ist das fatal. Schließlich ist Zeit hier besonders knapp.

Das bedeutet nicht, dass Du auf Besprechungen mit mehreren Personen komplett verzichten solltest. Doch kannst Du mit gezielten Maßnahmen sicherstellen, dass Meetings ihren Zweck erfüllen und mehr sind als endlose Gesprächsrunden ohne greifbares Ergebnis – abgesehen von einer Erhöhung des Kaffeekonsums. Befolge unsere 8 Tipps für effiziente Meetings, wirst Du schnell einen spürbaren Unterschied feststellen.

1) Tipp 1: Triff Dich dann, wenn es sinnvoll ist

2) Tipp 2: Lege eine genaue Agenda fest

3) Tipp 3: Begre die Zeit

4) Tipp 4: Halte die Runde klein

5) Tipp 5: Definie klare Regeln

6) Tipp 6: Vermeide Vorträge

7) Tipp 7: Sorge für klare Ergebnisse

8) Tipp 8: Sei vorsichtig mit Serienmeetings

 

Tipp 1: Triff Dich dann, wenn es sinnvoll ist

Eigentlich klingt es selbstverständlich, doch gerade dieser Aspekt wird zu wenig beachtet:
Ein Meeting macht erst dann Sinn, wenn andere Formen der Kommunikation nicht ausreichen.

Überle Dir deshalb, bevor Du ein Meeting festsetzt: Könnte ich dasselbe Ziel mit geringerem Aufwand erreichen, indem ich:

• intern E-Mails verschicke?
• mich mit zwei oder drei betroffenen Personen zu einem Geschäftsessen zu treffe?
• rin Vieraugengespräch führe?

Setze erst dann ein Meeting fest, wenn Du alle diese Fragen verneinen kannst. Behalte dabei im Kopf, das Vieraugengespräche zu den wichtigsten Kommunikationsformen in jedem Unternehmen gehören. Ein halbstündiges Gespräch zwischen Chef*in und Mitarbeiter*in ist oft ertragreicher als stundenlange Meetings.

Tipp: Moderne Software erleichtert die Kommunikation zwischen mehreren Personen in einem Unternehmen. Lies dazu unseren Logbucheintrag „5 Projektmanagement-Tools, die Deine Arbeit vereinfachen“.

 

Tipp 2: Lege eine genaue Agenda fest

Ein Meeting sollte Raum für Spontaneität lassen. Gleichzeitig ist eine exakte Agenda eine wichtige Voraussetzung für eine effiziente Besprechung. Arbeite eine straffe Tagesordnung aus und beschränke Dich dabei auf das Wesentliche. Frage Dich auch hier bei jedem einzelnen Tagesordnungspunkt, ob Du diesen separat in einem Vieraugengespräch abhandeln könntest. Wenn dies der Fall ist, klammere ihn aus.

Stelle den Teilnehmer*innen der Besprechung ein paar Tage vorher die Tagesordnung und alle benötigten Materialien zur Verfügung. Gib ihnen die Möglichkeit, in einem zentralen Dokument festzuhalten, für wie wichtig sie jeden Tagesordnungspunkt erachten. Unter Umständen kommen ihr gemeinsam zu dem Schluss, dass Du ein Thema doch ausklammern beziehungsweise verschieben kannst.

Tipp 3: Begrenze die Zeit

Zeit ist kostbar. Halte Dir vor Augen, dass die Teilnehmer*innen eines Meetings während der Besprechung nicht ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können. Endlose Zusammenkünfte ohne greifbare Ergebnisse hemmen die Produktivität. Zusätzlich sorgen sie für Überstunden, Stress und schlechte Laune bei den Beteiligten.

Das vermeidest Du indem Du die Zeit für jeden einzelnen Sitzungspunkt begrenzt und während des Meetings darauf achtest, diese Zeit einzuhalten. Mit dieser Aufgabe kann speziell ein*e Teilnehmer*in beauftragt werden. Nimmt ein Thema wesentlich mehr Zeit ein als veranschlagt, überlege Dir, ob Du es auf ein anderes Meeting aufschiebst. Respektiere, dass jede Person selbst in der Gründungsphase eines Unternehmens ein Anrecht auf Freizeit hat.

Tipp: Zeitmanagement ist die Achillesferse vieler Gründer*innen. Du hast das Gefühl, Du läufst ständig der Zeit hinterher? Wertvolle Tipps, wie Du das ändern kannst, bekommst Du in unserem Logbucheintrag „Zeitmanagement für Gründer*innen – So strukturierst Du Deine Zeit sinnvoll“.

 

Tipp 4: Halte die Runde klein

Je kleiner die Runde ist, desto leichter ist es, zielführende Diskussionen zu führen. Optimal sind Gruppen von bis zu fünf Personen. Überlege deshalb genau, wen Du zu einer Besprechung einlädst. Gibt es Teilnehmer*innen, für die nur manche Punkte auf der Tagesordnung interessant sind, macht es Sinn, diese Personen nur für einen Teil des Meetings zu verpflichten. In der Regel sind Dir die betroffenen Mitarbeiter*innen dankbar, wenn sie nicht stundenlang in einem Besprechungszimmer sitzen und an die Decke starren.

Manchmal bietet es sich sogar an, statt eines großen Meetings zwei kleine mit unterschiedlichen Gruppen in einem Unternehmen abzuhalten.

Tipp 5: Definiere klare Regeln

Die Versuchung, in einem Meeting Multitasking zu betreiben, ist groß. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen vorab klare Regeln aufstellen. Das schließt einen Verzicht auf Notebooks und Handys ein. Halte die Teilnehmer*innen ruhig dazu an, beides nicht nur ausgeschaltet, sondern gleich vor der Tür zu lassen. Das Mitschreiben übernimmt ein*e Protokollant*in für alle.

Auch klare Diskussionsregeln helfen. Sonst neigen Besprechungsteilnehmer*innen in hitzigen Diskussionen dazu, anderen ständig ins Wort zu fallen. Das wiederum hält stille Gemüter davon ab, sich überhaupt an der Diskussion zu beteiligen. Damit alle diese Regeln eingehalten werden, ist eine kluge Moderation erforderlich. Diese muss nicht immer der*die Chef*in und auch nicht immer dieselbe Person übernehmen. Manche Personen haben ein ausgesprochenes Talent für diese Aufgabe – ohne Führungskraft zu sein.

Tipp 6: Vermeide Vorträge

Ein Meeting gerät schnell zur One-Person-Show. Das führt dazu, dass eine Person spricht und die anderen zuhören – oder auch nicht. Im Zweifelsfall ist bleierne Müdigkeit bei den Teilnehmer*innen der Besprechung die Folge. Achte deshalb darauf, gezielt Diskussionen anzuregen. Nur so kommst Du voran.

Außerdem verhindert ein Involvement aller Teilnehmer*innen, dass allgemeine Langeweile aufkommt. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, PowerPoint-Vorträge kurz zu halten und als Diskussionsgrundlage statt als Ersatz für eine Diskussion zu verwenden. Dominante Moderator*innen ersticken aufkommende Diskussionen schnell im Keim. Gezielte Fragen nach Meinungen einzelner Teilnehmer*innen locken dagegen introvertierte Mitarbeiter*innen aus der Reserve und gewährleisten, dass sich jeder mit einbezogen fühlt.

Tipp 7: Sorge für klare Ergebnisse

Ein Meeting hinterlässt dann ein Gefühl von Zufriedenheit bei seinen Teilnehmer*innen, wenn es zu klaren Ergebnissen führt. Dazu tragen alle bisher angeführten Maßnahmen bei. Zusätzlich ist es ratsam die Ergebnisse eines Meetings festzuhalten.

Das schließt ein, dass jede*r Teilnehmer*in der Besprechung noch einmal für sich die ihm*ihr zugeteilten Aufgaben festhält. Das kannst Du ruhig am Ende der Sitzung von jeder einzelnen Person öffentlich machen lassen. So entsteht ein stärkeres Verantwortungsgefühl bei den betreffenden Personen. Damit ist die Chance höher, dass die vereinbarten Aufgaben umgesetzt werden.

Tipp 8: Sei vorsichtig mit Serienmeetings

Jeden Montag ein Meeting von 9 bis 12, das wird schnell zur Routine. Effizient sind solche „Serienmeetings“ nicht. Versuche deshalb, die Abstände zwischen einzelnen Besprechungen nicht zu kurz zu halten und Dich nicht einfach nur zu „Status-Meetings“ zu treffen, weil es 9 Uhr am Montagmorgen ist. Auch hier gilt: Vieles lässt sich durch Vieraugengespräche besser und effizienter lösen.

Halte Meetings zu regelmäßigen Zeiten ab, kontrolliere immer wieder die Effizienz dieser Einrichtung. Verkommen Besprechungen zu reinen Pflichtterminen und Kaffeekränzchen hat niemand der Beteiligten etwas davon und Dein Start-up ebenfalls nicht.