8 Tipps für erfolgreiche Meetings

Meetings sind ein fester Bestandteil der modernen Unternehmenskultur. Das gilt auch für Startups. Dabei sind sie alles andere als unumstritten. Denn oft arten sie in stundenlange Sitzungen aus, die sich als pure Zeitfresser ohne Gewinn für die Beteiligten und das Unternehmen selbst entpuppen. Gerade in der Gründungsphase einer Firma ist dies fatal. Schließlich ist Zeit hier besonders knapp.

 

Das bedeutet nicht, dass Sie auf Besprechungen mit mehreren Personen komplett verzichten sollten. Doch können Sie mit gezielten Maßnahmen sicherstellen, dass Meetings Ihren Zweck erfüllen und mehr sind als endlose Gesprächsrunden ohne greifbares Ergebnis – abgesehen von einer Erhöhung des Kaffeekonsums. Befolgen Sie unsere 8 Tipps für effiziente Meetings, werden Sie schnell einen spürbaren Unterschied feststellen.

1) Tipp 1: Treffen Sie sich dann, wenn es sinnvoll ist

2) Tipp 2: Legen Sie eine genaue Agenda fest

3) Tipp 3: Begrenzen Sie die Zeit

4) Tipp 4: Halten Sie die Runde klein

5) Tipp 5: Definieren Sie klare Regeln

6) Tipp 6: Vermeiden Sie Vorträge

7) Tipp 7: Sorgen Sie für klare Ergebnisse

8) Tipp 8: Seien Sie vorsichtig mit Serienmeetings

 

Tipp 1: Treffen Sie sich dann, wenn es sinnvoll ist

Eigentlich klingt es selbstverständlich, doch gerade dieser Aspekt wird zu wenig beachtet:
Ein Meeting macht erst dann Sinn, wenn andere Formen der Kommunikation nicht ausreichen.

Überlegen Sie sich deshalb, bevor Sie ein Meeting festsetzen: Könnten Sie dasselbe Ziel mit geringerem Aufwand erreichen, indem Sie:

  • intern E-Mails verschicken?
  • sich mit zwei oder drei betroffenen Personen zu einem Geschäftsessen zu treffen?
  • ein Vieraugengespräch führen?

Setzen Sie erst dann ein Meeting fest, wenn Sie alle diese Fragen verneinen können. Behalten Sie dabei im Kopf, dass Vieraugengespräche zu den wichtigsten Kommunikationsformen in jedem Unternehmen gehören. Ein halbstündiges Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter ist oft ertragreicher als stundenlange Meetings.

Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.

Tipp: Moderne Software erleichtert die Kommunikation zwischen mehreren Personen in einem Unternehmen. Lesen Sie dazu unseren Logbucheintrag 5 Projektmanagement-Tools, die Ihre Arbeit vereinfachen.Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.

 

Tipp 2: Legen Sie eine genaue Agenda fest

Ein Meeting sollte Raum für Spontaneität lassen. Gleichzeitig ist eine exakte Agenda eine wichtige Voraussetzung für eine effiziente Besprechung. Arbeiten Sie eine straffe Tagesordnung heraus und beschränken Sie sich dabei auf das Wesentliche. Fragen Sie sich auch hier bei jedem einzelnen Tagesordnungspunkt, ob Sie diesen separat in einem Vieraugengespräch abhandeln könnten. Wenn dies der Fall ist, klammern Sie ihn aus.

Stellen Sie den Teilnehmern der Besprechung ein paar Tage vorher die Tagesordnung und alle benötigten Materialien zur Verfügung. Geben Sie Ihnen die Möglichkeit, in einem zentralen Dokument festzuhalten, für wie wichtig Sie jeden Tagesordnungspunkt erachten. Unter Umständen kommen Sie gemeinsam zu dem Schluss, dass Sie ein Thema doch ausklammern beziehungsweise verschieben können.

Tipp 3: Begrenzen Sie die Zeit

Zeit ist kostbar. Halten Sie sich vor Augen, dass die Teilnehmer eines Meetings während der Besprechung nicht Ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können. Endlose Zusammenkünfte ohne greifbare Ergebnisse hemmen die Produktivität. Zusätzlich sorgen sie für Überstunden, Stress und schlechte Laune bei den Beteiligten.

Das vermeiden Sie, indem Sie die Zeit für jeden einzelnen Sitzungspunkt begrenzen und während des Meetings darauf achten, diese Zeit einzuhalten. Mit dieser Aufgabe kann speziell ein Teilnehmer beauftragt werden. Nimmt ein Thema wesentlich mehr Zeit ein als veranschlagt, überlegen Sie sich, ob Sie es auf ein anderes Meeting aufschieben. Respektieren Sie, dass jeder Mensch selbst in der Gründungsphase eines Unternehmens ein Anrecht auf Freizeit hat.

Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.

Tipp: Zeitmanagement ist die Achillesferse vieler Gründer. Sie haben das Gefühl, Sie laufen ständig der Zeit hinterher? Wertvolle Tipps, wie Sie dies ändern können, erhalten Sie in unserem Logbucheintrag „Zeitmanagement für Gründer–So strukturieren Sie Ihre Zeit sinnvoll“.Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.

 

Tipp 4: Halten Sie die Runde klein

Je kleiner die Runde ist, desto leichter ist es, zielführende Diskussionen zu führen. Optimal sind Gruppen von bis zu fünf Personen. Überlegen Sie deshalb genau, wen Sie zu einer Besprechung einladen. Gibt es Teilnehmer, für die nur manche Punkte auf der Tagesordnung interessant sind, macht es Sinn, diese Personen nur für einen Teil des Meetings zu verpflichten. In der Regel sind Ihnen die betroffenen Mitarbeiter dankbar, wenn sie nicht stundenlang in einem Besprechungszimmer sitzen und an die Decke starren.

Manchmal bietet es sich sogar an, statt eines großen Meetings zwei kleine mit unterschiedlichen Gruppen in einem Unternehmen abzuhalten.

Tipp 5: Definieren Sie klare Regeln

Die Versuchung, in einem Meeting Multitasking zu betreiben, ist groß. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen vorab klare Regeln aufstellen. Das schließt einen Verzicht auf Notebooks und Handys ein. Halten Sie die Teilnehmer ruhig dazu an, beides nicht nur ausgeschaltet, sondern gleich vor der Tür zu lassen. Das Mitschreiben übernimmt ein Protokollant für alle.

Auch klare Diskussionsregeln helfen. Sonst neigen Besprechungsteilnehmer in hitzigen Diskussionen dazu, anderen ständig ins Wort zu fallen. Das wiederum hält stille Gemüter davon ab, sich überhaupt an der Diskussion zu beteiligen. Damit alle diese Regeln eingehalten werden, ist eine kluge Moderation erforderlich. Diese muss nicht immer der Chef und auch nicht immer dieselbe Person übernehmen. Manche Personen haben ein ausgesprochenes Talent für diese Aufgabe – ohne Führungskraft zu sein.

Tipp 6: Vermeiden Sie Vorträge

Ein Meeting gerät schnell zur One-Man-Show. Dies führt dazu, dass einer spricht und die anderen zuhören – oder auch nicht. Im Zweifelsfall ist bleierne Müdigkeit bei den Teilnehmern der Besprechung die Folge. Achten Sie deshalb darauf, gezielt Diskussionen anzuregen. Nur so kommen Sie voran.

Außerdem verhindert ein Involvement aller Teilnehmer, dass allgemeine Langeweile aufkommt. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, PowerPoint-Vorträge kurz zu halten und als Diskussionsgrundlage statt als Ersatz für eine Diskussion zu verwenden. Ein dominanter Moderator erstickt aufkommende Diskussionen schnell im Keim. Gezielte Fragen nach Meinungen einzelner Teilnehmer locken dagegen introvertierte Mitarbeiter aus der Reserve und gewährleisten, dass sich jeder mit einbezogen fühlt.


Tipp 7: Sorgen Sie für klare Ergebnisse

Ein Meeting hinterlässt dann ein Gefühl von Zufriedenheit bei seinen Teilnehmern, wenn es zu klaren Ergebnissen führt. Dazu tragen alle bisher angeführten Maßnahmen bei. Zusätzlich ist es ratsam, die Ergebnisse eines Meetings festzuhalten.

Das schließt ein, dass jeder Teilnehmer der Besprechung noch einmal für sich die ihm zugeteilten Aufgaben festhält. Dies können Sie ruhig am Ende der Sitzung von jedem einzelnen öffentlich machen lassen. So entsteht ein stärkeres Verantwortungsgefühl bei den betreffenden Personen. Damit ist die Chance höher, dass die vereinbarten Aufgaben umgesetzt werden.


Tipp 8: Seien Sie vorsichtig mit Serienmeetings

Jeden Montag ein Meeting von 9 bis 12, das wird schnell zur Routine. Effizient sind solche „Serienmeetings“ nicht. Versuchen Sie deshalb, die Abstände zwischen einzelnen Besprechungen nicht zu kurz zu halten und sich nicht einfach nur zu „Status-Meetings“ zu treffen, weil es 9 Uhr am Montagmorgen ist. Auch hier gilt: Vieles lässt sich durch Vier-Augen-Gespräche besser und effizienter lösen.

Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.

Halten Sie Meetings zu regelmäßigen Zeiten ab, kontrollieren Sie immer wieder die Effizienz dieser Einrichtung. Verkommen Besprechungen zu reinen Pflichtterminen und Kaffeekränzchen hat niemand der Beteiligten etwas davon und Ihr Start-up ebenfalls nicht.Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.