Das Highlight vieler Unternehmer, Freiberufler und Selbstständiger ist es, für eine Arbeit oder Dienstleistung honoriert zu werden. Allerdings graut es statistisch 60% aller Unternehmer davor, sich dem administrativen Chaos der Rechnungsstellung zu widmen. Besonders Existenzgründer! Wir möchten Ihnen mit unserem Blogartikel „Wie schreibe ich Rechnungen richtig?“ einen Guide an die Hand geben. Lesen Sie unseren Blogartikel, um exakt zu wissen, wie Sie aus welchen Gründen eine Rechnung schreiben, welche Inhalte bei einer Rechnung erforderlich sind und wie Sie mit wenig Aufwand eine formale, korrekte Rechnung erstellen können.
Allem voran möchten wir die Thematik Rechnungsversand besprechen. Für den klassischen Rechnungsversand gibt es drei Möglichkeiten: Post, E-Mail oder das Fax. In der digitalen Zeit gewinnt die Rechnungssendung per E-Mail stets mehr Bedeutung. Es empfiehlt sich jedem Kunden und Auftraggeber eine Rechnung parallel zur E-Mail auch per Post zu senden. Bedenken Sie: Unternehmer müssen Rechnungen, Angebote und Aufträge archivieren und dokumentieren. Der E-Mail Versand eignet sich bei Rechnungen optimal dafür, wenn Sie schnell und effizient kommunizieren möchten.
Tipp: Blocken Sie sich wöchentlich einen Tag mit einem Zeitfenster von 2 Stunden, um einen generellen „Rechnungsversand“ zu starten. In diesem Zeitfenster drucken Sie sämtliche Rechnungen aus und bereiten alles für den Versand vor. So nehmen Sie sich einmal konzentriert die Zeit, den gesamten Rechnungsversand auf dem Postweg zu erledigen.
Das sieht nach vielen Inhalten aus, die Sie zur Erstellung von Rechnungen erhalten. Keine Sorge: Nachdem Sie unseren Blogartikel gelesen haben sind Sie umfassend informiert und wissen, was in Ihre Rechnung gehört. Parallel geben wir Ihnen auch einige Tipps und Tricks zur Erstellung der Rechnung per Word oder Excel.
Bedenken Sie: Jede Rechnung ist eine Bestätigung und Wertschätzung Ihrer Arbeit / Dienstleistung!
Um die Vielfalt der Anforderungen zu strukturieren, begleitet Sie in diesem Blogartikel folgendes Inhaltsverzeichnis. Wir wünschen im Anschluss viel Spaß und Freude beim Erstellen Ihrer Rechnungen!
1. Formalitäten bei der Erstellung einer Rechnung
2. Kleinunternehmerregelung bei der Rechnungsstellung
3. Pflichtangaben gemäß §14 UStG
4. Rechnungsvorlagen und Rechnungssoftware
5. Rechnungen per Excel erstellen
6. Rechnungen mit Word erstellen
Formalitäten bei der Erstellung einer Rechnung
Ganz gleich, ob Sie nun eine elektronische Rechnung versenden, oder doch die klassische Form der postalischen Rechnungssendung wählen: Es zählen Formalitäten und Anforderungen, die es zu erfüllen gilt. Neben der gesamten Thematik „Wie schreibe ich eine Rechnung richtig“ sollten Sie sich parallel einige Gedanken zur Buchhaltung machen. Stichwort für Ihre Recherche: Ordentliche Buchhaltung.
Was konkret ist eine Rechnung? Als Rechnung wird stets ein kaufmännisches Schreiben betitelt, mit dem die Lieferung oder das Erbringen einer Dienstleistung, respektive dem Verkauf eines Produkts, abgerechnet wird. Voraussetzung hierfür ist, dass der Rechnungsempfänger ein klares Einverständnis gegeben hat. Rechnungseinverständnis bedeutet, dass Sie einen eindeutigen Verkauf oder eine Unterschrift für eine Dienstleistung / Leistung erhalten. Erst dann sind Sie rechtlich berechtigt, eine ordentliche Rechnung zu stellen.
Viele Unternehmer und Freiberufler arbeiten mit standardisierten Rechnungsvorlagen. Wir möchten Ihnen empfehlen, sich selbst eine Vorlage nach Ihrem Corporate Design und Stil anzufertigen. Nähere Tipps hierzu erhalten Sie in den Abschnitten „Rechnungen per Excel“, „Rechnungen mit Word“ und „Rechnungsvorlagen und Rechnungssoftware“.
Was sind die allgemeinen Formalitäten und Anforderungen für das korrekte Schreiben einer Rechnung?
-
Rechnungsstellung muss innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung erfolgen
-
Rechnungen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
-
Stellt Ihr Leistungsempfänger eine Rechnung aus, müssen Sie keine gesonderte Rechnung erstellen
-
Steuerliche Absegnung: Lassen Sie Ihre erste erstellte Rechnung von einem Steuerberater auf formale Richtigkeit prüfen
-
Rechnungen sind nicht unterschriftspflichtig!
-
Auslandskunden mit gültiger UID außerhalb Deutschlands zahlen nach Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer keine Umsatzsteuer, sondern den reinen Nettobetrag. Es gilt das „Reverse Change“-Verfahren. Auf der Rechnung muss dies notiert werden. Sobald Ihr Kunde eine Nettorechnung erhält, ist die Umsatzsteuer im Inland nicht steuerbar.
Kleinunternehmerregelung bei der Rechnungsstellung
Sie sind Kleinunternehmer? Hier gilt ein gesondertes Anforderungsprofil für Rechnungen. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Sie rechnen in reinen Nettobeträgen ab. Sie sind jedoch nach §19 UStG dazu verpflichtet, auf der Rechnung die Kleinunternehmerregelung zu notieren. Ein empfohlener Satz hierfür ist:
Eine Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen, da diese Rechnung der Kleinunternehmerreglung nach §19 des UStG unterliegt.
Auch bei Kleinunternehmern zählen die Pflichtangaben gemäß §14 des UStG. Der Unterschied ist im Ausweisen der Umsatzsteuer zu suchen.
Tipp: Klären Sie im Vorfeld, ob Ihr Auftraggeber die Rechnungsstellung nach der Kleinunternehmerregelung kennt. Durch die Regelung stellen Sie dem Auftraggeber nur Ihre Leistung ohne Vorsteuer in Rechnung. Bedenken Sie, dass Ihr Auftraggeber / Kunde dadurch keine Umsatzsteuer geltend machen kann. Vorsteuerabzugsberechtigte Auftraggebern entstehen keine Mehrkosten, Nicht-vorsteuerabzugsberechtigte Auftraggeber „sparen“ sich sogar noch die Vorsteuer.
Die Regel besagt: Lieber einmal fragen und nicht bereuen, als bereuen ohne zu fragen.
Pflichtangaben gemäß §14 UStG
Was wäre die Unternehmensgründung, der Freiberufler und der Unternehmer, ohne eine Bürokratie. Die Rechnungsstellung unterliegt Pflichtangaben, die gemäß §14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllt werden müssen. Ganz gleich, ob es sich um eine schriftliche oder elektronische Rechnung handelt.
- Rechnungsempfänger: Der Rechnungsempfänger muss komplett ersichtlich sein. Dies inkludiert die korrekte, im Handelsregister verzeichnete, Firmierung, den Ansprechpartner und die komplette Anschrift. Beachten Sie bitte parallel, dass der jeweilige Ansprechpartner Prokura besitzt und zum Rechnungserhalt befugt ist.
- Rechnungssteller: Von Ihnen muss ebenfalls das gesamte Unternehmensprofil inklusive der Firmierung, Kontaktmöglichkeiten und der vollständigen Adresse angegeben werden.
- Steuernummern: Im Falle einer Einzelunternehmung ohne internationale Auslegung ist Ihre Steuernummer erforderlich. Wenn Sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) besitzen, reicht diese aber aus. Dies gilt auch bei Kunden außerhalb von Deutschland. Ausschlaggebend und wichtig ist der Standort des Rechnungsempfängers.
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum: Mit dem Rechnungsdatum meint man das Datum der Ausstellung. Dies ist elementar wichtig für die folgend auch genannte Zahlungsfrist. Das Rechnungsdatum ist die Grundlage für das Mahnwesen. Parallel zum Rechnungsdatum ist ein Leistungsdatum / Lieferdatum erforderlich. Es muss nachvollziehbar sein, auf welches Leistungsdatum die jeweils ausgestellte Rechnung Bezug nimmt.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer: Eine Rechnungsnummer gleicht einer eindeutigen Zuweisung und Identifikation. Jede Rechnungsnummer darf nur einmalig verwendet werden und muss jeweils bei Gutschriften, Korrekturen oder Ergänzungen abgeglichen werden. Eine Rechnungsnummer besteht im Regelfall aus einer Zahlenfolge.
- Der Rechnungsgegenstand: Wofür stellen Sie eine Rechnung? Definieren Sie exakt in Beschreibung, Produkt / Leistung und der Menge, welches Produkt oder welche Dienstleistung Ihr Kunde bezogen / erworben hat. Ferner ist es wichtig, dass Sie einen – wenn vorhanden – Einzelpreis angeben. Die Preise in der Rechnungsgegenstandsübersicht sind reine Nettobeträge.
- Rechnungsbeträge: Sämtliche Rechnungsbeträge werden in Netto aufgelistet. In der Gesamtübersicht der Rechnung muss sowohl der Gesamtnettobetrag, die Umsatzsteuer, die Höhe des Steuerbetrags, der enthaltene Steueranteil, sowie der Bruttogesamtbetrag stehen.
- Die Zahlungsfrist: Geben Sie immer eine gültige Zahlungsfrist an. Dieses muss verbindlich sein.
Ein Beispiel für korrekte Rechnungsbeträge:
Ihr Kunde kauft bei Ihnen 3 Coachingstunden für eine Persönlichkeitsentwicklung. Jede Coachingstunde kostet 250,00€ netto. Folgende Angaben wären:
Dienstleistung: Coachingstunde
Menge: 3
Einzelpreis: 250,00€
Gesamtnettowert: 750,00€
Steuersatz: 19%
Steuersumme: 142,50€
Bruttogesamtbetrag: 892,50€
Tipp: Geben Sie bei der Zahlungsfrist stets ein exaktes Datum an. Viele Unternehmer geben eine Zahlungsfrist in definierten Tagen, z. B. „Zahlungsfrist 7 Tage“ an. Dies ist nicht faktisch korrekt. Ein Datum ist unausweichlich und eindeutig.
Rechnungsvorlagen und Rechnungssoftware
Sollten Sie keine Muse verspüren, eine eigene Mustervorlage für Ihre persönliche Rechnung zu erstellen, so empfehlen wir eindeutig eine spezialisierte Rechnungssoftware oder unsere kostenlose Rechnungsvorlage. Diese Software ermöglicht Ihnen das Anlegen von Kundenkontaktdaten, Rechnungsposten und Ihren relevanten Daten.
So können Sie bequem mit nur wenigen Klicks hochwertige, rechtlich sichere und einwandfreie Rechnungen erstellen, wahlweise als PDF oder direkt im Druck. Diese hochqualifizierten Rechnungsprogramme übernehmen das Erstellen von fortlaufenden Rechnungsnummern, Gutschriften und Stornierungen.
Die Nutzung einer Rechnungssoftware ist bequem und ist im Regelfall schnell eingerichtet. Bedenken Sie jedoch: Ein Rechnungstool basiert auf vordefinierten Abständen, hinterlegten Automatismen und Standardvorlagen. Wenn Sie großen Wert auf Individualität legen, sollten Sie einzigartige Mustervorlagen anfertigen.
Rechnungen per Excel erstellen
Viele Unternehmer arbeiten auf Grund von Kundendatenbanken und Bestandslisten mit Excel Listen, auch für die Rechnungsstellung. Excel bietet hervorragende Mechaniken und Funktionen, um automatische Summen, Steuersätze und Textbausteine einzubinden. Mit wenigen Klicks und einem guten Gespür für Layout haben Sie in wenigen Schritten eine hochwertige Rechnung erstellt.
Diese Rechnungsvorlage kann durch vorhandene Kundenlisten, Produkt- und Dienstleistungslisten, sowie Textbausteinen dank Makros vollautomatisiert Rechnungen erstellen. In aktuelleren Versionen von Excel sind auch ansprechende Mustervorlagen enthalten, die Sie ohne viel Aufwand an Ihr Corporate Design anpassen können.
Tipp: Nutzen Sie die Makrofunktionen von Excel. Sie können dank intelligenter Abfragen auch internationale Abhängigkeiten einfach darstellen. Wenn Ihr Kunde als Empfänger in Österreich sitzt und über eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer verfügt, können Sie über eine WENN-Abfrage direkt einen Standardtext zur im Inland nicht steuerbaren Umsatzsteuer hinterlegen.
Rechnungen mit Word erstellen
Parallel zu Excel liefert Microsoft mit Word ein komplexes, hochwertiges und beeindruckendes Textbearbeitungstool, mit dem Sie optisch attraktive Rechnungen frei nach Ihrem CD erstellen können. Besonders hervorzuheben sind die DIN-Vorlagen für Geschäftsbriefe. Nehmen Sie eine genormte Mustervorlage für einen Geschäftsbrief, fügen Sie einen Platzhalter für Ihre (dann händisch zu korrigierende) Rechnungsnummer ein und bestimmen Sie eine Rechnungsgegenstandstabelle.
Der eindeutige Nachteil bei Word ist in der manuellen Bedienung zu suchen. Zwar können Sie, ähnlich wie bei einem Serienbrief, auf Kundeninformationen zugreifen, doch der Rechnungsgegenstand wird stets individuell ausfallen. Mit ein wenig Übung erhalten Sie Routine und erstellen Rechnungen effizienter.
Unsere Empfehlung: Wir sind gerne Ihr Business Partner, insbesondere für die Bereiche Buchhaltung und Ablage. Informieren Sie sich über unseren Buchhaltungsservice. Gerne sind wir Ihnen auch bei der Einrichtung Ihrer perfekten Rechnungsvorlage behilflich.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf, Ihnen zu helfen.