Die eigenen Zahlen im Griff haben – für junge Gründer ist das besonders wichtig. Denn das Finanzamt schläft nicht: Fehler in der Buchhaltung machen sich teuer bezahlt.
Wie sieht es bei Ihnen aus? Ist Ihre Buchhaltung auf Vordermann, oder hinkt sie eher auf Krücken vor sich hin? Dann ist jetzt die beste Gelegenheit, das zu ändern. Hier verraten wir Ihnen zehn Fehler, die Sie als Gründer bei Ihrer Buchhaltung niemals machen sollten:
1. Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Schon mal einen privaten Einkauf mit der EC-Karte der Firma beglichen? Keine gute Idee. Denn Privatausgaben müssen immer ganz klar von betrieblichen Ausgaben getrennt werden. Steuerlich absetzbar sind natürlich nur Ihre Betriebsausgaben.
Bezahlen Sie privat mit Ihrer Firmen EC-Karte, müssen Sie dies in Ihrer Buchhaltung unbedingt als Privatausgabe verbuchen.
Tipp: Privatausgaben immer über das Privatkonto begleichen, Betriebsausgaben über das Firmenkonto. Kaufen Sie im Supermarkt also noch schnell ein paar Dinge fürs Abendessen und fürs Büro – bitte an der Kasse getrennt bezahlen.
2. Belege ungeordnet in Kartons bunkern
Ein Beleg hier, eine Rechnung dort, und die Kontoauszüge flattern auch irgendwo herum? Im Alltagsstress kann man als Gründer schnell mal den Überblick verlieren.
Gerade darum ist es wichtig, dass Sie Ordnung in Ihre Belegsammlung bringen. Das erspart Ihnen zum einen Kosten – denn der Steuerberater hat alle Belege bereits von Ihnen sortiert vorliegen und muss nicht erst auf die Suche nach der Nadel im Heuhaufen gehen.
Zum anderen wacht auch das Finanzamt mit Argusaugen über Ihre Belege. Denn das Credo „Keine Buchung ohne Beleg“ verzeiht keine Schlampigkeiten. Für jede Buchung müssen Sie immer auch den entsprechenden Beleg nachweisen können – können Sie das nicht, könnte man Ihnen im schlimmsten Fall Steuerhinterziehung unterstellen.
Tipp: Sparen Sie Kosten und Ärger mit dem Finanzamt, indem Sie Ihre Belege regelmäßig sortieren und ablegen. Dann können Sie sie auf Nachfrage schnell aus Ihren Ordnern hervorzaubern.
3. Falsche Rechnungsangaben
Grundsätzlich gilt: Sie sollten jede Rechnung auf ihre Vollständigkeit überprüfen. Das gilt für Rechnungen, die Sie ausstellen (Ausgangsrechnungen) sowohl für Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten (Eingangsrechnungen).
Falsche Rechnungsangaben können teuer werden. Denn fehlt auf Ihrer Eingangsrechnung beispielswiese die Umsatzsteuer-ID, können Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Und vergessen Sie, auf Ihrer Ausgangsrechnung Transportkosten anzuführen, bleiben Sie darauf sitzen.
Tipp: Überprüfen Sie Ihre Rechnungen immer auf die Korrektheit aller Angaben und fordern Sie nötigenfalls eine Rechnungskorrektur an. Verwenden Sie zur Sicherheit eine Musterrechnung – denn diese enthält bereits alle nötigen Angaben und Sie vergessen nichts.
4. Tricksen und mogeln
Ein bisschen mogeln wird doch noch erlaubt sein, oder? Schnell ist eine kleine Geschäftsreise erfunden, für die Sie Kilometergeld absetzen…. Nur leider fragt das Finanzamt bei Ihrem Carsharing Anbieter nach. Und dort liegt keine Buchung für den von Ihnen genannten Zeitraum vor.
Dumm gelaufen. Mogeln geht fast immer schief. Denn das Finanzamt ist schlauer, als Sie vielleicht denken. Besonders beliebt: Private Ausgaben in die Buchhaltung hineinschmuggeln. Aber auch hier gilt: Bei einem Geschäftsessen am Sonntag haben Sie schnell das Finanzamt am Telefon.
Tipp: Bleiben Sie ehrlich. Wenn Sie nicht wissen, ob Sie eine Ausgabe als Betriebsausgabe erfassen dürfen, fragen Sie Ihren Steuerberater. Er wird Sie bestmöglich beraten – und Ihnen dabei helfen, im legalen Rahmen Steuern zu sparen.
5. Rechnungen vernachlässigen
Auch mir ist das kürzlich passiert: Neuer Schnickschnack fürs Wohnzimmer bestellt, das Päckchen freudig ausgepackt, alles schön dekoriert – und ganz auf die Rechnung vergessen. Bis dann eine freundliche Zahlungserinnerung bei mir ins Postfach geflattert ist.
Verlassen Sie sich daher nicht auf die Ordentlichkeit Ihrer Kunden. Eine Rechnung kann schnell mal in Vergessenheit geraten. Was für etablierte Unternehmen kein Beinbruch ist, kann für Sie als Gründer aber unter Umständen existenzbedrohend sein. Denn schließlich rechnen Sie mit dem Zahlungseingang und haben das Geld vielleicht bereits wieder investiert.
Tipp: Überprüfen Sie offene Rechnungen regelmäßig, mindestens aber alle zwei Wochen. Nur, wenn Sie die Fälligkeitsdaten im Blick haben, können Sie rechtzeitig mit einer Zahlungserinnerung reagieren. Übrigens: Oft wirkt schon ein Telefonanruf wahre Wunder – und der säumige Kunde bezahlt umgehend.
6. Sich finanziell übernehmen
Toll, der Rubel rollt. Ihre Kunden bezahlen pünktlich, Ihr Umsatz steigt – alles ist in bester Ordnung. Und dann ist da ja dieses neue Ultrabook, das Ihre Geschäftsreisen bestimmt zu einem wahren Vergnügen werden lässt.
Aber: Haben Sie Ihre Zahlen tatsächlich im Griff? Wissen Sie, wie viel Sie diesen Monat schon eingenommen haben und welche Zahlungen gerade anstehen? Und haben Sie dann immer noch genug auf der hohen Kante?
Tipp: Es macht sich bezahlt, sich im Rahmen Ihrer Buchführung mit Ihren Finanzen auseinanderzusetzen. Kennzahlen wie Cashflow oder Liquidität sind nicht dazu gedacht, Sie zu quälen – sondern liefern Ihnen wichtige Daten über den Gesundheitszustand Ihres Unternehmens. Und vielleicht ist das neue Ultrabook ja tatsächlich „drin“?
7. Termine verschlafen
Steuererklärung von 2014 noch nicht eingereicht? Kein Problem, denken Sie vielleicht, das kann ich ja auch noch fünf Jahre rückwirkend machen. Stimmt. Aber haben Sie auch an die dann mit einem Schlag fälligen Zahlungen gedacht?
Wer seine Steuererklärung zu spät abgibt, wird oft von der Höhe der Steuerzahlungen überrascht. Gerade kleinen Unternehmen und Gründern kann so etwas das Genick brechen – denn wer hat schon mehrere tausend Euro für Steuernachzahlungen locker?
Tipp: Erledigen Sie Ihre Steuererklärung pünktlich jedes Jahr. Das gilt übrigens auch für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung. Denn auch hier müssen Sie bei verspäteter Abgabe mit empfindlichen Verspätungszuschlägen rechnen.
8. Kassenbons ohne Kopie ablegen
Wenn Sie schon einmal eine Tankquittung aus dem Vorjahr in Ihren Händen hatten, wissen Sie, worauf ich hinauswill: Denn mit den Kassenbons ist das so eine Sache.
Belege von Tankstellen, Restaurants oder Geschäften sind meistens auf Thermopapier gedruckt – und das ist problematisch, denn die gedruckten Daten auf diesen Belegen verblassen mit der Zeit. Erstaunlich, oder? Wir fliegen zum Mond, aber es ist uns noch nicht geglückt, so etwas simples wie einen Kassenbon auf lichtbeständiges Papier zu drucken.
Tipp: Kopieren Sie Ihre Kassenbons, bevor Sie sie abheften. Damit zeigen Sie guten Willen und das Finanzamt erkennt Ihre Kopie im Regelfall auch an. Können Sie stattdessen nur eine Schublade voll verblasster Belege vorweisen – haben Sie Pech gehabt.
9. Dokumente falsch lochen
Das kennen Sie vermutlich, oder? Sie ordnen Ihre Unterlagen in der Absicht, Ihre Dokumentenmappe mal auf Vordermann zu bringen. Locher zur Hand, zack, fertig: Und schon ist die halbe Kontonummer weg. Oder Ihr Kundenname. Oder gar die Rechnungssumme.
Damit fehlen auf Ihren Rechnungen und Belegen wichtige Angaben. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie Ihre Dokumente richtig lochen.
Tipp: Immer auf der linken, langen und bedruckten Seite lochen und dabei darauf achten, dass keine wichtigen Informationen vom Locher „gefressen“ werden.
10. Alles selber machen wollen
Sie sind Unternehmer – und gehen die Dinge mit voller Kraft an. Mit wehenden Fahnen schreiten Sie voran und managen alles alleine: Angefangen von der Produktentwicklung, über das Marketing, zur Kundenakquise bis zur Buchhaltung.
Kann das gut gehen? Ja, es kann. Aber übernehmen Sie sich nicht. Nicht jeder kann Experte für alles sein. Es kann Sinn machen, sich z.B. für die Kundenakquise einen gewieften Vertriebler ins Boot zu holen. Der Ihnen die Zeit frei schaufelt für wichtige Kernaufgaben Ihres Unternehmens.
Tipp: Sie müssen als Unternehmer auch kein Meister des Steuerrechts sein. Ihre alltägliche Buchhaltung können Sie guten Gewissens mit einem Buchhaltungsprogramm wie debitoor relativ schnell und einfach selbst erledigen. Aber fragen Sie einen Experten, wenn Sie unsicher sind, zum Beispiel wenn es um das heiße Eisen Steuererklärung geht. Das erspart Ihnen am Ende viel Ärger.
Vielleicht haben Sie sich ja bei dem einen oder anderen dieser typischen zehn Fehler in der Buchhaltung wiedererkannt? Dann können Sie jetzt rechtzeitig gegensteuern und Ihr Unternehmen auch buchhalterisch auf Kurs bringen.
Viel Erfolg mit Ihrer Buchhaltung!